社内情報をAIから参照できるようにする際は、検索の仕組みと合わせて、元の情報を誰が維持するかを考える必要があります。このノートでは、文書の更新や廃止とAI運用の関係を整理します。
同じテーマの資料が複数ある場合には、どれを正式な情報とするかを明確にします。更新日や管理担当、閲覧権限も確認したい項目です。廃止した資料が引き続き参照されないよう、検索対象から外す手順も検討します。
情報が古いという現場の指摘を、資料の管理担当へ戻す経路を用意します。回答の調整だけで済ませず、元の資料と参照の仕組みを合わせて改善することが、使い続けるための土台になります。